Notariskantoor Bellaar c.s.
Vanwege de vele contactmomenten met cliënten die de werkzaamheden op ons kantoor met zich meebrengen en de problemen met het coronavirus zijn wij genoodzaakt een protocol op te stellen om de fysieke contacten met onze cliënten en de cliënten onderling zo veel mogelijk te beperken.
Ons uitgangspunt is om, gezien de grote belangen, het passeren van akten zoveel mogelijk doorgang te laten vinden, maar wel met inachtneming van de veiligheid van onze cliënten en medewerkers. Dat kan alleen als onze cliënten zoveel mogelijk dit protocol in acht nemen. Middels dit protocol proberen we het aantal en de duur van de contactmomenten zoveel mogelijk te beperken.
Voor in ieder geval de maanden maart en april verzoeken wij u de volgende regels in acht te nemen:
1. Neem de door de overheid gegeven adviezen in acht. Als u ziekteverschijnselen vertoont kom dan niet langs en geef dat tijdig door.
2. Zorg ervoor dat alleen de personen die de akten moeten tekenen naar ons kantoor komen. Neem dus geen ouders, kinderen, begeleiders et cetera mee.
Ook makelaars en financieel adviseurs verzoeken wij hun aanwezigheid bij het passeren van akten zoveel mogelijk te beperken.
3. Koopcontracten zullen niet meer bij ons op kantoor getekend worden. Uiteraard zijn wij wel telefonisch en per e-mail te bereiken voor uw vragen.
4. Als er bij een voorinspectie van een woning problemen zijn verzoeken wij u die voor de komst naar ons kantoor op te lossen danwel aan te geven dat het probleem voor het passeren van de akte niet opgelost kan worden.
Het is niet mogelijk om de problemen en de mogelijke oplossingen hier op kantoor te bespreken.
5. Als er vragen zijn over lopende dossiers dienen deze telefonisch of per e-mail gesteld te worden. Wij verzoeken u in dat geval niet langs te komen.
6. Als er aan de balie betaald moet worden verzoeken wij dat middels pinbetaling te doen en niet in contanten.
7. Bij het passeren van de akten zullen wij alleen de juridische formaliteiten in acht nemen en is er geen tijd voor cliënten om onderling nog zaken te bespreken. Wij verzoeken u dat zoveel mogelijk van tevoren en buiten ons kantoor te doen. Wij verwachten dat de telefonische contacten en de contacten via de e-mail tussen cliënten en ons kantoor zullen toenemen. U dient er dan ook rekening mee te houden dat onze telefonische bereikbaarheid in de komende periode beperkt kan zijn en dat terugbelverzoeken en het beantwoorden van e-mails enige tijd op zich kunnen laten wachten.
8. Ook zullen wij gedurende de maanden maart en april geen koffie en thee serveren en verzoeken wij uw jas (indien gewenst) zelf op te hangen.
VOLMACHTEN
Voor de overdrachten van woningen die passeren in de maanden maart of april bieden wij verkopers en kopers die geen hypotheek nodig hebben de mogelijkheid om (kosteloos) de akte middels een volmacht te tekenen. Dan zal een medewerkster van ons kantoor namens de cliënt de akte tekenen. Als u daar gebruik van wenst te maken verzoeken wij u dat tijdig telefonisch of per mail aan te geven bij de behandelaar van uw dossier.
Het geven van een kosteloze volmacht is niet mogelijk voor:
1. Kopers bij een overdracht waarbij de kopers een hypotheek moeten afsluiten;
2. Het tekenen van een losse hypotheekakte;
3. Huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden.
Alleen volmachten als hiervoor omschreven die na het ingaan van dit protocol zijn opgesteld zijn kosteloos.
Dit heeft te maken met de juridische formaliteiten die gelden voor een volmacht voor de genoemde akten. Een dergelijke volmacht dient namelijk in de vorm van een notariële akte te worden gegeven. U dient dan sowieso op kantoor een akte te komen tekenen.
Als u kiest voor een volmacht dient u er rekening mee te houden dat wij u wel dienen te identificeren en vast te stellen dat u de volmacht hebt getekend. Zie hierna “legaliseren”.
U kunt pas een volmacht komen tekenen als u hebt doorgegeven dat u een volmacht wenst en de behandelaar van uw dossier heeft aangegeven wanneer die volmacht gereed is om te tekenen. Als u onaangekondigd langskomt voor een volmacht kunnen wij die niet ter plekke opstellen.
Voor de goede orde: voor levenstestamenten en testamenten is het juridisch niet mogelijk om die middels een volmacht te tekenen.
HANDTEKENINGEN LEGALISEREN
Wij zullen geen handtekeningen meer legaliseren voor andere kantoren.
Heeft u een legalisatie nodig voor ons kantoor? U kunt de volmacht/verklaring tekenen bij ons op kantoor bij ons secretariaat. Wij verzoeken u uw geldige legitimatie en de ontvangen volmacht/verklaring mee te brengen. Uiteraard is het ook mogelijk dat wij uw handtekening legaliseren via bijvoorbeeld een Skype verbinding. Indien u van deze laatste mogelijkheid gebruik wenst te maken, dan vernemen wij dat graag.
TOT SLOT
Dit protocol gaat in op 16 maart 2020 en is tot nader order van toepassing.
Alvast vriendelijk bedankt voor uw begrip en medewerking.